Arco Information

Résumé

La SA Arco Information est une entreprise informatique spécialisée dans la gestion des flux d’information au sein de grandes entreprises. L’entreprise est active depuis plus de 24 ans et compte parmi ses clients des entreprises internationales telles que Carrefour, ING, Media Markt, BPost Unilever et BDO. Arco Information a levé 250.000€ en octobre 2015 via Look&Fin et 250.000€ en juillet 2016. Afin de finaliser sa réorganisation. L’entreprise a emprunté 500.000€ afin de financer sa croissance.

Contexte

Historiquement, la société Arco Information était spécialisée dans le développement, la vente et l’implémentation de softwares dans le domaine de la gestion de documents, l’archivage électronique, et la gestion d’emails. La société facturait des services ponctuels pour le développement et l’implémentation des solutions ainsi que des services récurrents pour la maintenance annuelle.

Depuis quelques années l’entreprise s’est attelée à la création d’une plateforme cloud (DOMA) permettant de gérer les flux d’informations entrants et sortants. De cette manière Arco est passé vers un modèle SaaS (Software as a Service) où le logiciel n’est plus installé directement sur les ordinateurs du client, moyennant le paiement d’une licence, mais est dorénavant accessible à distance via le « cloud ». Cette plateforme permet de digitaliser des informations sous différents formats afin de les convertir dans le format souhaité pour pouvoir interagir avec la plupart des logiciels de CRM et ERM. Cette nouvelle plateforme permet également aux utilisateurs de gérer, classer, tracer et auditer tous les documents digitalisés avec une grande facilité.

Produit

Arco Information commercialise une grande variété de produits, développés en interne ou sous-traités, qui peuvent être regroupés comme suit:

• Arco Invoice : automatisation des factures entrantes et sortantes.
• Arco LegalStore : digitalisation et  archivage des factures.
• Arco Mail Manager : enregistrement et traitement du courrier entrant et sortant (tant électronique que papier).
• Arco Scansplitter : numérisation des documents en y apportant un certain nombre de corrections.
• Arco Expense Notes : gestion électronique des notes des frais.
• Arco Procurement : préparation et approbation de commandes.
• Arco Email Processor : traitement des emails contenant des factures en pdf et conversion dans le format souhaité.

Initialement, Arco Information développait, vendait et implémentait ces logiciels chez des clients moyennant une vente unique de la licence avec un contrat de maintenance des logiciels.

L’entreprise commercialise désormais ses produits sous la forme d’une plateforme cloud. De cette manière l’entreprise entend passer d’une entreprise de produits à une entreprise de services. Cette plateforme dénommée DOMA est ce que l’on appelle un SaaS (Software as a Service). Elle propose l’entièreté des fonctionnalités des produits présentés ci-dessus en ligne et donc sans devoir installer physiquement tous les logiciels chez le client.

Ce nouveau service présente plusieurs avantages tant pour le client que pour Arco Information. Premièrement, les frais pour le hardware, software et la maintenance sont réduits pour le client. Deuxièmement, l’implémentation et l’accès au service se font plus rapidement. Troisièmement, la plateforme est régulièrement mise à jour et comporte une garantie de qualité minimale dite « SLA » (Service Level Agreement). Enfin, ce business model permet à Arco Information de générer des revenus récurrents car l’utilisation de la plateforme est facturée au nombre de documents/informations traités.

Arco Information a également mis en place un système CaaS (Capture as a Service) via sa plateforme DOMA. Cette fonctionnalité, permet le scan de documents ainsi que la reconnaissance des caractères pour la digitalisation. Cette reconnaissance via un logiciel OCR (Optical Character Recognition) permet de convertir les données dans le format souhaité afin qu’elles soient traitées de manière électronique.